Hướng dẫn này giả định bạn đã có kiến thức cơ bản về n8n. Chúng ta sẽ xây dựng một workflow hoàn chỉnh: kích hoạt khi nhận email mới, sử dụng AI để xác định email sponsor, lưu thông tin lead vào Airtable, và cuối cùng tạo bản nháp hoặc gửi email phản hồi. Hãy cùng bắt đầu!
Yêu Cầu Trước Khi Bắt Đầu
Trước khi đi vào chi tiết, bạn cần chuẩn bị một số yếu tố cơ bản để đảm bảo workflow hoạt động mượt mà:
- Instance n8n: Có thể là phiên bản tự host hoặc cloud. Nếu chưa có, bạn có thể đăng ký miễn phí tại n8n.io.
- Tài khoản Google: Với quyền truy cập vào Gmail. Đảm bảo tài khoản này không bị hạn chế bởi chính sách bảo mật.
- Dự án Google Cloud: Bạn cần tạo một dự án để kích hoạt API.
- Khóa API OpenAI: Để sử dụng AI phân tích và tạo nội dung. Có thể dùng phiên bản miễn phí hoặc trả phí tùy nhu cầu.
- Tài khoản Airtable: Phiên bản miễn phí đủ dùng cho lưu trữ lead.
- Kiến thức cơ bản: Hiểu về node trong n8n, như trigger và action.
Nếu thiếu bất kỳ yếu tố nào, hãy chuẩn bị trước để tránh gián đoạn.
Bước 1: Thiết Lập Không Gian Làm Việc – Kết Nối n8n Với Gmail Và Google Cloud
Bước đầu tiên là thiết lập kết nối an toàn giữa n8n và Gmail thông qua Google Cloud. Điều này đảm bảo n8n có quyền truy cập email mà không vi phạm bảo mật.
1.1: Tạo Dự Án Google Cloud
- Truy cập cloud.google.com và đăng nhập bằng tài khoản Google.
- Nhấp vào menu dropdown dự án ở góc trên bên phải, chọn New Project.
- Đặt tên dự án, ví dụ: "n8n Email Automation".
- Nhấp Create và chọn dự án mới từ dropdown.
Quá trình này mất khoảng 1-2 phút. Dự án mới sẽ là nền tảng để kích hoạt các API cần thiết.
1.2: Kích Hoạt Gmail API
- Trong dashboard dự án, đi đến APIs & Services > Library.
- Tìm kiếm "Gmail API" và nhấp Enable.
API này cho phép n8n đọc và gửi email từ Gmail.
1.3: Cấu Hình Màn Hình Đồng Ý OAuth
- Vẫn trong APIs & Services, chọn OAuth consent screen.
- Chọn loại External (dành cho ứng dụng bên ngoài).
- Điền thông tin: Tên ứng dụng (ví dụ: "n8n email automation"), email hỗ trợ người dùng và email liên hệ developer (cùng là email của bạn).
- Nhấp Save and Continue, bỏ qua các phần Scopes và Test users.
- Trên trang tóm tắt, nhấp Publish App và xác nhận.
Việc publish app là bắt buộc để n8n có thể xác thực mà không gặp lỗi "unsafe".
1.4: Tạo OAuth Client ID
- Đi đến Credentials > Create Credentials > OAuth client ID.
- Chọn loại ứng dụng: Web application.
- Đặt tên: "n8n email automation".
- Trong phần Authorized redirect URIs, bạn sẽ dán URI từ n8n (sẽ lấy sau).
- Nhấp Create và sao chép Client ID cùng Client Secret (chỉ hiển thị một lần).
Lưu ý: Redirect URI thường có dạng như "https://your-n8n-instance/app/oauth/callback".
1.5: Xác Thực Gmail Trong n8n
- Trong n8n, đi đến Credentials > Tạo mới credential cho Gmail.
- Dán Client ID và Client Secret.
- Nhấp Sign in with Google, chọn tài khoản Gmail, và cấp quyền (nhấp Advanced nếu thấy cảnh báo unsafe).
Sau khi kết nối thành công, n8n đã sẵn sàng tương tác với Gmail.
Bước 2: Thiết Kế Logic Cốt Lõi – Kích Hoạt Workflow Khi Nhận Email Mới
Bây giờ, chúng ta xây dựng workflow để n8n tự động kích hoạt khi có email mới.
2.1: Thêm Node Trigger Gmail 'On Message Received'
- Trong canvas workflow của n8n, tìm kiếm Gmail và chọn trigger On Message Received.
- Kết nối với credential Gmail đã tạo.
Node này sẽ lắng nghe email mới.
2.2: Cấu Hình Thời Gian Poll Và Loại Sự Kiện
- Đặt Poll Time thành mỗi phút để kiểm tra thường xuyên.
- Event Type: Chọn New Message Received.
Điều này đảm bảo workflow chạy ngay khi có email mới.
2.3: Tắt Simplify Output Để Lấy Toàn Bộ Nội Dung Email
- Trong cài đặt node, tắt Simplify Output.
- Lý do: Để lấy đầy đủ body (text/html), metadata và headers – cần thiết cho AI phân tích.
Kiểm tra bằng cách nhấp Fetch Test Event và xem output có đầy đủ thông tin không.
2.4: Tạo Biến Email Context Với Node 'Set'
- Thêm node Set sau trigger Gmail.
- Thêm giá trị: Tên "emailContext", loại String, giá trị biểu thức:text
"Sender: " + $json.from[0].emailAddress + "\nSubject: " + $json.subject + "\nBody: " + $json.text
Biến này tổng hợp thông tin email để AI dễ xử lý.
Bước 3: Phân Tích Email Thông Minh – Sử Dụng Node AI Agent Trong n8n
Sử dụng AI để xác định email có phải sponsor không và trích xuất dữ liệu.
3.1: Thêm Và Cấu Hình Node AI Agent
- Thêm AI Agent sau node Set.
- Chọn model OpenAI Chat Model, ví dụ GPT-4o Mini.
- Kết nối với credential OpenAI.
3.2: Định Nghĩa System Prompt Cho Agent
- Prompt:text
Your role is to determine if an email is related to a sponsorship deal or not. Respond with a JSON object with the following fields: - `isSponsorship` (boolean): true or false - `reasoning` (string): brief explanation for the decision - `leadName` (string): name of the person from the email body (leave blank if not a sponsored email) - `leadCompany` (string): company wanting to sponsor (leave blank if not a sponsored email) Think carefully about your answer. The email context is: {{$json.emailContext}}
3.3: Thêm Output Parser Để Đảm Bảo Định Dạng
- Bật Require Specific Output Format và định nghĩa schema JSON tương ứng.
3.4: Kiểm Tra Chức Năng AI
- Test với các email mẫu để đảm bảo phân loại chính xác.
Bước 4: Quản Lý Lead Hiệu Quả – Tích Hợp Với Airtable
4.1: Thêm Node 'If' Để Định Tuyến Có Điều Kiện
- Sau AI Agent, thêm If với điều kiện isSponsorship == true.
4.2: Tạo Base Và Table Trong Airtable
- Tạo base "Sponsors" với các trường: Name, Email, Company, Reasoning.
4.3: Kết Nối n8n Với Airtable
- Tạo credential Airtable với personal access token.
4.4: Map Dữ Liệu Vào Airtable
- Sử dụng node Airtable để tạo record mới với dữ liệu từ AI.
Bước 5: Tạo Phản Hồi Tự Động – Sử Dụng AI Để Soạn Email
5.1: Thêm Node OpenAI
- Sau Airtable, thêm OpenAI với operation Message a Model.
5.2: Định Nghĩa System Prompt Cho Phản Hồi
- Prompt yêu cầu tạo body email HTML với thông tin cụ thể về kênh, giá cả, điều khoản.
5.3: Truyền Email Context Vào AI
- User message: {{$json.emailContext}}.
Bước 6: Xem Xét Và Gửi – Lưu Bản Nháp Hoặc Gửi Ngay
Option 1: Lưu Bản Nháp
- Sử dụng node Gmail để tạo draft với subject "RE: " + original subject.
Option 2: Gửi Ngay
- Sử dụng operation Reply to a Message.
Tối Ưu Hóa Nâng Cao Và Các Lưu Ý
- Cải Thiện Prompt AI: Thêm chi tiết về giọng điệu, kiểm tra với nhiều mẫu.
- Xử Lý Lỗi: Thêm node Error Trigger để gửi thông báo.
- Bảo Mật: Lưu key trong credential, tuân thủ GDPR.
- Mở Rộng: Tích hợp CRM, tự động follow-up.
Kết Luận
Với workflow này, bạn có thể tự động hóa hoàn toàn quy trình xử lý email sponsor, từ phân tích đến phản hồi. n8n không chỉ giúp gửi email mà còn biến email thành công cụ kinh doanh mạnh mẽ. Hãy thử nghiệm và điều chỉnh theo nhu cầu cá nhân. Nếu gặp vấn đề, kiểm tra log n8n hoặc tài liệu chính thức. Chúc bạn thành công!
Nhận xét
Đăng nhận xét