Khi bạn mở n8n lần đầu tiên, giao diện có thể trông hơi phức tạp. Nhưng đừng lo lắng! Toàn bộ trình soạn thảo của n8n được thiết kế xoay quanh ba thành phần chính, và sau khi hiểu chúng, bạn sẽ thấy mọi thứ rất trực quan và dễ sử dụng.
Giao diện n8n Editor được chia thành ba khu vực chính, mỗi khu vực có vai trò riêng biệt nhưng hoạt động liền mạch với nhau.
1. The Canvas (Vùng làm việc chính):
Chức năng chính: Đây là nơi bạn xây dựng workflow một cách trực quan bằng cách kéo, thả và kết nối các node lại với nhau. Mọi thứ bạn tạo ra đều được hiển thị tại đây.
2. Nodes (Các khối xây dựng):
Nodes là những viên gạch cơ bản để tạo nên mọi workflow. Mỗi node được thiết kế để thực hiện một nhiệm vụ rất cụ thể.
Ví dụ: Một node có thể chuyên để Lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, node khác để Gửi email qua Gmail, hoặc Đăng bài lên Slack. Sức mạnh của n8n nằm ở thư viện hàng trăm node tích hợp sẵn cho mọi dịch vụ phổ biến.
3. The Sidebar (Thanh bên):
Đây là trung tâm điều khiển và thư viện của bạn. Thanh bên thường nằm ở phía bên trái màn hình.
Chức năng chính: Nó cho phép bạn tìm kiếm và thêm nhanh các node mới vào workflow. Chỉ cần gõ tên dịch vụ bạn cần (ví dụ: "Google Sheets", "Telegram"), và danh sách các node liên quan sẽ hiện ra để bạn kéo và thả vào Canvas.
Đây là không gian trung tâm của bạn, nơi magic xảy ra. Bạn có thể hình dung nó như một tấm bảng vẽ kỹ thuật số rộng lớn.
Trigger Node là gì?
Trigger Node là node đặc biệt đóng vai trò như "công tắc khởi động" cho toàn bộ workflow của bạn. Không có trigger, workflow sẽ không bao giờ được thực thi. Đây là điểm bắt đầu bắt buộc trong mọi workflow n8n.
Trigger Node hoạt động khi nào?
Workflow của bạn sẽ được kích hoạt tự động khi một sự kiện cụ thể xảy ra, ví dụ:
- Email mới: Khi bạn nhận được email với tiêu đề cụ thể hoặc từ người gửi nhất định
- Form submission: Khi ai đó điền và gửi form trên website của bạn
- Scheduled time: Tự động chạy vào một thời gian cố định (mỗi ngày lúc 9 giờ sáng, mỗi tuần thứ Hai, v.v.)
- Webhook: Khi một ứng dụng khác gửi dữ liệu đến URL đặc biệt mà n8n cung cấp
- File mới: Khi có file mới được thêm vào Google Drive hoặc Dropbox
⚡ Action Node - Thực hiện công việcTrigger Node là node đặc biệt đóng vai trò như "công tắc khởi động" cho toàn bộ workflow của bạn. Không có trigger, workflow sẽ không bao giờ được thực thi. Đây là điểm bắt đầu bắt buộc trong mọi workflow n8n.
Trigger Node hoạt động khi nào?
Workflow của bạn sẽ được kích hoạt tự động khi một sự kiện cụ thể xảy ra, ví dụ:
- Email mới: Khi bạn nhận được email với tiêu đề cụ thể hoặc từ người gửi nhất định
- Form submission: Khi ai đó điền và gửi form trên website của bạn
- Scheduled time: Tự động chạy vào một thời gian cố định (mỗi ngày lúc 9 giờ sáng, mỗi tuần thứ Hai, v.v.)
- Webhook: Khi một ứng dụng khác gửi dữ liệu đến URL đặc biệt mà n8n cung cấp
- File mới: Khi có file mới được thêm vào Google Drive hoặc Dropbox
Action Node là gì?
Nếu Trigger Node là "công tắc khởi động", thì Action Node chính là "người thợ" thực hiện các công việc cụ thể trong workflow. Sau khi workflow được kích hoạt, các Action Nodes sẽ lần lượt thực hiện nhiệm vụ được giao.
Action Node có thể làm gì?
- Gửi email: Tự động gửi email thông báo, xác nhận, hoặc báo cáo cho khách hàng hoặc đồng nghiệp
- Cập nhật spreadsheet: Thêm, sửa, hoặc xóa dữ liệu trong Google Sheets, Excel Online, Airtable
- Đăng lên mạng xã hội: Tự động post nội dung lên Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram
- Tạo task: Tự động tạo công việc mới trong Trello, Asana, Notion, hoặc ClickUp
- Gửi tin nhắn: Gửi thông báo qua Slack, Discord, Telegram, hoặc SMS
- Xử lý dữ liệu: Lọc, sắp xếp, biến đổi dữ liệu theo nhu cầu của bạn
- Gọi API: Kết nối với bất kỳ dịch vụ web nào thông qua HTTP Request
Một workflow có thể chứa nhiều Action Nodes, cho phép bạn tạo ra chuỗi hành động phức tạp tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc.
🔗 Connections - Luồng dữ liệuNếu Trigger Node là "công tắc khởi động", thì Action Node chính là "người thợ" thực hiện các công việc cụ thể trong workflow. Sau khi workflow được kích hoạt, các Action Nodes sẽ lần lượt thực hiện nhiệm vụ được giao.
Action Node có thể làm gì?
- Gửi email: Tự động gửi email thông báo, xác nhận, hoặc báo cáo cho khách hàng hoặc đồng nghiệp
- Cập nhật spreadsheet: Thêm, sửa, hoặc xóa dữ liệu trong Google Sheets, Excel Online, Airtable
- Đăng lên mạng xã hội: Tự động post nội dung lên Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram
- Tạo task: Tự động tạo công việc mới trong Trello, Asana, Notion, hoặc ClickUp
- Gửi tin nhắn: Gửi thông báo qua Slack, Discord, Telegram, hoặc SMS
- Xử lý dữ liệu: Lọc, sắp xếp, biến đổi dữ liệu theo nhu cầu của bạn
- Gọi API: Kết nối với bất kỳ dịch vụ web nào thông qua HTTP Request
Một workflow có thể chứa nhiều Action Nodes, cho phép bạn tạo ra chuỗi hành động phức tạp tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc.
Connections (Kết nối) là gì?
Connections là các mũi tên hoặc đường nối giữa các nodes, định nghĩa thứ tự thực hiện và cách dữ liệu di chuyển từ node này sang node khác. Chúng tạo nên "luồng logic" của workflow.
Tại sao Connections quan trọng?
- Xác định thứ tự thực thi: Node nào chạy trước, node nào chạy sau
- Truyền dữ liệu: Dữ liệu output từ node trước sẽ trở thành input cho node sau
- Tạo nhánh logic: Có thể chia workflow thành nhiều đường dựa trên điều kiện (IF/ELSE)
- Xử lý song song: Nhiều nodes có thể chạy cùng lúc nếu không phụ thuộc vào nhau
Ví dụ thực tế: Khi bạn kéo một đường nối từ "Google Sheets" node đến "Send Email" node, điều này có nghĩa là dữ liệu từ spreadsheet sẽ được sử dụng để tạo nội dung email. Nếu không có connection này, email sẽ không biết gửi gì!
🛠️ Xây dựng và lưu WorkflowsConnections là các mũi tên hoặc đường nối giữa các nodes, định nghĩa thứ tự thực hiện và cách dữ liệu di chuyển từ node này sang node khác. Chúng tạo nên "luồng logic" của workflow.
Tại sao Connections quan trọng?
- Xác định thứ tự thực thi: Node nào chạy trước, node nào chạy sau
- Truyền dữ liệu: Dữ liệu output từ node trước sẽ trở thành input cho node sau
- Tạo nhánh logic: Có thể chia workflow thành nhiều đường dựa trên điều kiện (IF/ELSE)
- Xử lý song song: Nhiều nodes có thể chạy cùng lúc nếu không phụ thuộc vào nhau
Ví dụ thực tế: Khi bạn kéo một đường nối từ "Google Sheets" node đến "Send Email" node, điều này có nghĩa là dữ liệu từ spreadsheet sẽ được sử dụng để tạo nội dung email. Nếu không có connection này, email sẽ không biết gửi gì!
Bây giờ bạn đã hiểu các thành phần cơ bản, hãy cùng tìm hiểu quy trình thực tế để xây dựng một workflow hoàn chỉnh từ đầu đến cuối. Quá trình này được thiết kế đơn giản và trực quan, ngay cả khi bạn chưa từng làm việc với công cụ tự động hóa nào trước đây.- Bước 1: Kéo và thả nodes
Mở sidebar bằng cách nhấn vào nút "+" hoặc ấn phím Tab. Tìm kiếm node bạn cần (ví dụ: "Gmail", "Google Sheets", "Webhook"). Kéo node từ sidebar vào canvas - đơn giản như kéo một biểu tượng trên desktop. Mỗi node bạn thêm vào sẽ trở thành một bước trong quy trình tự động hóa của bạn. - Bước 2: Kết nối các nodes
Nhấn vào điểm tròn nhỏ bên cạnh node (gọi là "connector"). Kéo một đường nối đến node tiếp theo bạn muốn thực thi. Bạn sẽ thấy một mũi tên xuất hiện, hiển thị hướng di chuyển của dữ liệu. Lặp lại cho đến khi tất cả các nodes được kết nối theo trình tự logic mà bạn mong muốn. - Bước 3: Cấu hình từng node
Nhấp đúp vào mỗi node để mở panel cấu hình. Tại đây bạn sẽ điền các thông tin cần thiết: tài khoản kết nối, tham số đầu vào, điều kiện lọc, v.v. Nhiều nodes có sẵn templates giúp bạn setup nhanh chóng. Nhớ kiểm tra kỹ các trường bắt buộc (thường có dấu sao đỏ). - Bước 4: Test workflow
Trước khi lưu, hãy test workflow bằng cách nhấn nút "Test workflow" hoặc "Execute workflow". n8n sẽ chạy thử toàn bộ quy trình với dữ liệu thật hoặc dữ liệu mẫu. Kiểm tra output của từng node để đảm bảo mọi thứ hoạt động đúng như mong đợi. Nếu có lỗi, n8n sẽ hiển thị thông báo cụ thể giúp bạn debug. - Bước 5: Lưu và kích hoạt
Nhấn nút "Save" để lưu workflow với một cái tên dễ nhớ. Chọn chế độ chạy: "Manual" (chạy thủ công khi bạn cần) hoặc "Active" (tự động chạy khi trigger được kích hoạt). Đối với workflows quan trọng, hãy thêm mô tả chi tiết để bạn hoặc đồng nghiệp có thể hiểu sau này.
💡 Mẹo chuyên nghiệpLuôn đặt tên có ý nghĩa cho workflow và từng node. Thay vì "HTTP Request 1", hãy đặt tên như "Gọi API lấy thông tin khách hàng". Điều này sẽ giúp bạn và team dễ dàng hiểu và bảo trì workflow sau này, đặc biệt khi dự án phát triển lớn với hàng chục hoặc hàng trăm workflows.
- Bước 1: Kéo và thả nodes
Mở sidebar bằng cách nhấn vào nút "+" hoặc ấn phím Tab. Tìm kiếm node bạn cần (ví dụ: "Gmail", "Google Sheets", "Webhook"). Kéo node từ sidebar vào canvas - đơn giản như kéo một biểu tượng trên desktop. Mỗi node bạn thêm vào sẽ trở thành một bước trong quy trình tự động hóa của bạn. - Bước 2: Kết nối các nodes
Nhấn vào điểm tròn nhỏ bên cạnh node (gọi là "connector"). Kéo một đường nối đến node tiếp theo bạn muốn thực thi. Bạn sẽ thấy một mũi tên xuất hiện, hiển thị hướng di chuyển của dữ liệu. Lặp lại cho đến khi tất cả các nodes được kết nối theo trình tự logic mà bạn mong muốn. - Bước 3: Cấu hình từng node
Nhấp đúp vào mỗi node để mở panel cấu hình. Tại đây bạn sẽ điền các thông tin cần thiết: tài khoản kết nối, tham số đầu vào, điều kiện lọc, v.v. Nhiều nodes có sẵn templates giúp bạn setup nhanh chóng. Nhớ kiểm tra kỹ các trường bắt buộc (thường có dấu sao đỏ). - Bước 4: Test workflow
Trước khi lưu, hãy test workflow bằng cách nhấn nút "Test workflow" hoặc "Execute workflow". n8n sẽ chạy thử toàn bộ quy trình với dữ liệu thật hoặc dữ liệu mẫu. Kiểm tra output của từng node để đảm bảo mọi thứ hoạt động đúng như mong đợi. Nếu có lỗi, n8n sẽ hiển thị thông báo cụ thể giúp bạn debug. - Bước 5: Lưu và kích hoạt
Nhấn nút "Save" để lưu workflow với một cái tên dễ nhớ. Chọn chế độ chạy: "Manual" (chạy thủ công khi bạn cần) hoặc "Active" (tự động chạy khi trigger được kích hoạt). Đối với workflows quan trọng, hãy thêm mô tả chi tiết để bạn hoặc đồng nghiệp có thể hiểu sau này.
Luôn đặt tên có ý nghĩa cho workflow và từng node. Thay vì "HTTP Request 1", hãy đặt tên như "Gọi API lấy thông tin khách hàng". Điều này sẽ giúp bạn và team dễ dàng hiểu và bảo trì workflow sau này, đặc biệt khi dự án phát triển lớn với hàng chục hoặc hàng trăm workflows.
Để bạn hình dung rõ hơn cách các thành phần làm việc cùng nhau, hãy cùng xây dựng một workflow đơn giản nhưng rất hữu ích trong thực tế: tự động xử lý form submission từ website.
Tình huống: Bạn có một form liên hệ trên website. Mỗi khi khách hàng điền form, bạn muốn:
- Lưu thông tin vào Google Sheets để theo dõi
- Gửi email xác nhận cho khách hàng
- Thông báo cho team qua Slack
🔄 Luồng xử lý Form Submission
1. WebhookNhận dữ liệu form submission từ website→2. Google SheetsLưu thông tin khách hàng vào spreadsheet→3. Send EmailGửi email xác nhận cho người dùng
🪝 Bước 1: Webhook Trigger
Khi bạn tạo Webhook node trong n8n, hệ thống sẽ tự động tạo cho bạn một URL duy nhất (ví dụ: https://your-n8n.com/webhook/abc123). Bạn sẽ cấu hình form trên website để gửi dữ liệu đến URL này.
Mỗi khi có người điền form và nhấn "Submit", dữ liệu sẽ được gửi đến webhook này và workflow tự động bắt đầu chạy. Webhook sẽ bắt toàn bộ thông tin: tên, email, tin nhắn, số điện thoại - bất cứ field nào bạn có trong form.
Khi bạn tạo Webhook node trong n8n, hệ thống sẽ tự động tạo cho bạn một URL duy nhất (ví dụ: https://your-n8n.com/webhook/abc123). Bạn sẽ cấu hình form trên website để gửi dữ liệu đến URL này.
Mỗi khi có người điền form và nhấn "Submit", dữ liệu sẽ được gửi đến webhook này và workflow tự động bắt đầu chạy. Webhook sẽ bắt toàn bộ thông tin: tên, email, tin nhắn, số điện thoại - bất cứ field nào bạn có trong form.
📊 Bước 2: Google Sheets Node
Node này sẽ nhận dữ liệu từ webhook và tự động thêm một dòng mới vào Google Sheets của bạn. Bạn có thể map từng field từ form vào cột tương ứng trong sheet.
Ví dụ: Cột A sẽ lưu tên khách hàng, cột B lưu email, cột C lưu tin nhắn, cột D lưu timestamp. Tất cả diễn ra tự động mà không cần bạn copy-paste thủ công. Bạn có thể mở Google Sheets bất cứ lúc nào để xem tất cả submissions đã nhận được.
Node này sẽ nhận dữ liệu từ webhook và tự động thêm một dòng mới vào Google Sheets của bạn. Bạn có thể map từng field từ form vào cột tương ứng trong sheet.
Ví dụ: Cột A sẽ lưu tên khách hàng, cột B lưu email, cột C lưu tin nhắn, cột D lưu timestamp. Tất cả diễn ra tự động mà không cần bạn copy-paste thủ công. Bạn có thể mở Google Sheets bất cứ lúc nào để xem tất cả submissions đã nhận được.
📧 Bước 3: Send Email Node
Sau khi dữ liệu đã được lưu an toàn vào Google Sheets, workflow sẽ tự động gửi email xác nhận đến địa chỉ mà khách hàng đã cung cấp trong form.
Email này có thể được cá nhân hóa với tên của họ: "Xin chào [Tên], cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi đã nhận được tin nhắn của bạn và sẽ phản hồi trong vòng 24 giờ." Node này sử dụng dữ liệu từ webhook để điền vào template email, tạo trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách hàng.
🚀 Mở rộng workflowBạn có thể dễ dàng mở rộng workflow này bằng cách thêm nhiều nodes khác:
- Thêm Slack node để thông báo cho team sales ngay lập tức
- Thêm IF node để kiểm tra nếu là khách hàng VIP thì gửi đến manager riêng
- Thêm CRM node (HubSpot, Salesforce) để tạo lead tự động
- Thêm Google Calendar node để tự động đặt lịch gọi lại cho sales team
Sau khi dữ liệu đã được lưu an toàn vào Google Sheets, workflow sẽ tự động gửi email xác nhận đến địa chỉ mà khách hàng đã cung cấp trong form.
Email này có thể được cá nhân hóa với tên của họ: "Xin chào [Tên], cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi đã nhận được tin nhắn của bạn và sẽ phản hồi trong vòng 24 giờ." Node này sử dụng dữ liệu từ webhook để điền vào template email, tạo trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách hàng.
Bạn có thể dễ dàng mở rộng workflow này bằng cách thêm nhiều nodes khác:
- Thêm Slack node để thông báo cho team sales ngay lập tức
- Thêm IF node để kiểm tra nếu là khách hàng VIP thì gửi đến manager riêng
- Thêm CRM node (HubSpot, Salesforce) để tạo lead tự động
- Thêm Google Calendar node để tự động đặt lịch gọi lại cho sales team
Kết Luận
Việc hiểu rõ giao diện n8n là bước đầu tiên để khai thác toàn bộ sức mạnh của nền tảng này. Khi bạn đã thành thạo cách sử dụng Canvas, Nodes và Sidebar, bạn sẽ dễ dàng xây dựng, tùy chỉnh và quản lý quy trình tự động hóa cho bất kỳ mục đích nào – từ quản lý dữ liệu, chăm sóc khách hàng, đến vận hành nội bộ.
Hãy tiếp tục khám phá các bài tiếp theo để nâng cao kỹ năng của bạn và trở thành chuyên gia n8n thực thụ!
Nhận xét
Đăng nhận xét